Cómo conectar Fathom, Make y Google Sheets para convertir los acuerdos de una reunión en tareas registradas automáticamente.
Hay un momento maravilloso después de una reunión: cuando por fin tienes claras las decisiones, los responsables y todo lo que hay que hacer. Dura aproximadamente siete segundos. Hasta que recuerdas que ahora toca trasladar las tareas a la hoja de seguimiento.
Con Fathom ya me había quitado de encima el drama de tomar notas. Pero seguía haciendo de repartidora de información: abrir el resumen, copiar una tarea, abrir la hoja, pegarla, buscar al responsable… Y repetir. La reunión terminaba, pero mi trabajo administrativo acababa de empezar.
Así que esta vez doy un paso más. No voy a pedirle a la IA otro resumen: voy a conectar tres aplicaciones para que trabajen juntas. Y ahí aparece Make.
El objetivo: terminar una reunión grabada con Fathom y que sus tareas aparezcan en Google Sheets, sin ir copiándolas una por una.
Si te perdiste el capítulo anterior, puedes volver a Pista 01: el drama de tomar notas en una reunión. Allí explico cómo conseguir el resumen; aquí te enseño a hacer que la información se mueva.
Make: el compañero que conecta las aplicaciones
Make es una herramienta de automatización visual. Le dices «cuando pase esto, haz aquello» y conectas aplicaciones mediante pequeños bloques llamados módulos. El conjunto se llama escenario. Y el acontecimiento que pone todo en marcha es el disparador.
¿En qué se traduce esto fuera del blog? Una encargada de tienda puede registrar los compromisos del equipo; una persona de ventas puede reunir los próximos pasos acordados con un cliente; quien coordina varios proyectos puede dejar de copiar listas de una herramienta a otra.
Importante: Make no es una IA que adivina tareas. Aquí Fathom identifica las acciones y Make las traslada.
Antes de abrir veinte pestañas: lo que debes saber
Esta pista sube de nivel. La instalación lleva un rato, y la primera configuración puede requerir algunas comprobaciones. No es una receta de tres clics, pero tampoco necesitas programar.
🎧 Dale al play: «Hard to Explain», de The Strokes.
Explicar Make sin enredarme es un reto. Por suerte, para ponerse a automatizar no hace falta aprenderse todo el diccionario técnico antes de empezar.
- Una cuenta de Fathom que grabe y procese reuniones.
- Una cuenta de Make y una hoja de Google Sheets.
- Permiso para grabar y trasladar la información de la reunión.
- Unos minutos para revisar que los datos llegan correctamente.
En esta versión registro fecha, título, tarea, responsable, estado inicial y enlace a la grabación. Las fechas límite quedarán vacías si Fathom no las entrega como un dato independiente y fiable.
El tutorial: de la reunión a una hoja que se actualiza sola
En este tutorial:
01. Preparar la hoja · 02. Crear el escenario y añadir Fathom · 03. Configurar el webhook · 04. Comprobar la recepción · 05. Añadir Iterator · 06. Conectar Google Sheets · 07. Asignar los datos · 08. Probar y activar
01Prepara tu Google Sheets
Crea una hoja con estas cabeceras en la primera fila: FECHA REUNIÓN · REUNIÓN · TAREA · RESPONSABLE · FECHA LÍMITE · ESTADO · GRABACIÓN. Ponle un nombre reconocible, como «Seguimiento de tareas». Deja las filas inferiores vacías: la idea es que las complete Make, no tus dedos.
Comprueba: las siete cabeceras están en la primera fila.
02Crea el escenario y añade Fathom
En Make, entra en Scenarios → Create a new scenario, escribe un nombre y pulsa + para seleccionar Fathom → Watch Recordings. Este es el disparador: avisará cuando Fathom haya procesado una grabación nueva.
Comprueba: aparece el módulo azul Fathom en el escenario.
03Crea el webhook y elige qué recibir
En Fathom → Watch Recordings pulsa Create a webhook. Dale un nombre, selecciona la conexión autorizada y, en Trigger For, escoge My Recordings. Un webhook es el aviso que comunica a Make que hay una grabación nueva; no necesitas escribir código.
Selecciona Include Action Items: Yes. Si puedes desmarcar el resto, utiliza Include Transcript: No e Include Summary: No. No hace falta transmitir toda la conversación para trasladar tareas.
Al autorizar, utiliza la cuenta de Fathom con la que grabarás las reuniones. Si tienes varios correos, comprueba cuál eliges. Antes de grabar, informa a los participantes y revisa los permisos y la confidencialidad de tu empresa.
Comprueba: el webhook está guardado con My Recordings y las tareas incluidas.
¿Fathom no envía las tareas?
Comprueba que grabaste con la misma cuenta que autorizaste en Make. También revisa que Fathom haya entrado realmente a la videollamada y haya procesado las tareas. Abrir una grabación antigua no activa de nuevo este webhook.
04Comprueba que Fathom ha enviado las tareas
Por ahora solo necesitas comprobar la conexión Fathom → Make:
- Guarda Fathom y pulsa Run once. Make quedará esperando datos nuevos.
- Termina una breve reunión de prueba grabada desde la cuenta correcta y espera a que aparezca en Fathom con tareas identificadas.
- Vuelve a Make y, si aparece el contador de una operación sobre el módulo, haz clic en él.
- En Output → Action Items[] abre una tarea. Description es lo que hay que hacer; Assignee → Name indica quién se encarga, cuando Fathom lo ha identificado.
Si no aparece ninguna ejecución, consulta History y después Webhooks → Queue o Logs. Un acceso GET desde el navegador no equivale a recibir una reunión.
Comprueba: puedes abrir una tarea y ver su descripción y responsable.
¿Fathom confunde a los interlocutores?
En una prueba hablé con otra persona desde la misma habitación y una sola conexión; Fathom no separó bien las voces. Cuando cada una se conectó desde su dispositivo, distinguió mejor las intervenciones. Revisa siempre quién figura como responsable.
05Añade Iterator: una tarea, una fila
A la derecha de Fathom pulsa +, busca Flow Control → Iterator y, en el campo Array, selecciona la etiqueta Fathom (1) → Action Items[] desde el panel de variables. No la escribas a mano.
Iterator separa una lista en registros independientes: cuatro tareas pueden convertirse en cuatro elementos.
Comprueba: Array contiene la etiqueta Action Items[] de Fathom.
06Conecta Google Sheets al escenario
Pulsa el signo + después de Iterator y añade Google Sheets → Add a Row. Autoriza la cuenta de Google que puede acceder a tu archivo, selecciona My Drive, elige «Seguimiento de tareas» y, en Sheet Name, su pestaña (por ejemplo, Hoja 1).
Marca Table contains headers: Yes.
Comprueba: Make muestra FECHA REUNIÓN, TAREA, RESPONSABLE y las demás cabeceras.
07Indica qué dato va en cada columna
En Google Sheets → Add a Row rellena las columnas desde el panel de variables. Las etiquetas azules proceden de Fathom; las verdes, de Iterator. Para TAREA selecciona Iterator → Description, no la lista completa Action Items[].
| Columna en Sheets | Dato de Make |
|---|---|
| FECHA REUNIÓN (A) | Fathom → Recording Start |
| REUNIÓN (B) | Fathom → Meeting Title |
| TAREA (C) | Iterator → Description |
| RESPONSABLE (D) | Iterator → Assignee → Name |
| FECHA LÍMITE (E) | Vacía en esta versión |
| ESTADO (F) | Texto fijo: Pendiente |
| GRABACIÓN (G) | Iterator → Recording Playback URL |
Escribe Pendiente como estado inicial; eso no sincroniza automáticamente los avances posteriores. La fecha límite se deja vacía en este ejemplo.
Comprueba: TAREA y RESPONSABLE proceden de Iterator y la información de la reunión procede de Fathom.
¿La fecha se muestra como texto?
Si escribes formatDate() como texto, la fórmula puede acabar apareciendo literalmente en la celda. Para esta versión empieza usando la variable Recording Start y comprueba cómo la recibe Sheets. Configurar una fecha legible puede requerir ajustar el tipo de dato, no solamente cambiar el formato visual.
08Prueba, revisa y después activa
Guarda los módulos y el escenario. En una ejecución de prueba, cuatro tareas de Fathom produjeron cuatro filas en Google Sheets. Abre la hoja y confirma que cada tarea ocupa su propia fila.
Importante: repetir ejecuciones con los mismos datos puede crear duplicados. Elimina las filas de ensayo antes de activar. Después cambia el escenario a Active, con Immediately as data arrives. Comprueba que una grabación nueva se procese sin pulsar Run once.
Comprueba: la hoja tiene tantas filas nuevas como tareas y el escenario queda activo.
Así quedan las tareas después de la reunión
En mi prueba, una conversación sobre la publicación de ElatipIA generó tareas como revisar las imágenes, comprobar el formulario, preparar LinkedIn y terminar las pruebas de la automatización. Make las trasladó a Google Sheets con responsables y enlaces al momento de la grabación en que se mencionaron.
Imagina aplicar este mismo método a una reunión semanal de tres centros, a una reunión comercial o a un proyecto con varios responsables. El esquema es siempre el mismo: reunión grabada, acciones identificadas y lista compartida.
Cuando algo no aparece donde debería
La reunión está en Fathom, pero no en Sheets
Comprueba primero History en Make. Si no hay ejecución, revisa el webhook, Queue y Logs, además de la cuenta de Fathom autorizada. Si hay ejecución, abre las salidas de Iterator y Google Sheets.
Las tareas están juntas o faltan algunas
Confirma que Iterator está antes de Sheets y que su Array es Action Items[]. El campo TAREA debe recibir Description de Iterator. Revisa que no haya quedado un filtro de prueba.
La fecha aparece rara o como una fórmula
Selecciona la variable Recording Start sin escribir una función como texto. Revisa después el dato que llegó a Sheets antes de aplicar formato.
¿Deben coincidir todos los correos?
No. La cuenta de Make, la de Google Sheets y la de Zoom pueden ser distintas. Lo que importa es usar la cuenta de Fathom autorizada por el webhook y que Google Sheets permita escribir en el archivo seleccionado.
¿Merece la pena dedicarle este rato?
Para una reunión al trimestre, quizá no. Para alguien que coordina equipos, ventas u operaciones y termina varias reuniones a la semana, la balanza cambia. La configuración se hace una vez; el ahorro aparece cada vez que se repite el proceso.
Lo más interesante de Make no es Google Sheets en sí. Es haber aprendido una lógica reutilizable: si sucede A, ejecuta B. Mañana puedo conectarla a otro proceso que también me quite tiempo.
Una última comprobación: una automatización no sustituye la revisión de lo acordado. Si Fathom confunde un nombre o interpreta una propuesta como compromiso, Make trasladará el error con una eficiencia envidiable.
Ela ya no tiene que hacer de mensajera entre una reunión y su hoja de tareas. Ahora solo queda otro pequeño desafío: conseguir que la gente termine lo que se comprometió a hacer. Eso, de momento, no tiene botón.
¿Quieres repasar las bases? Abre la guía general de Make en Recursos.