¿Alguna vez has salido de una reunión con un jeroglífico en lugar de una lista de notas? Has intentado escuchar, aportar y apuntarlo todo. Ahora tienes tres «URGENTE» subrayados, unas cuantas flechas y un misterioso «Marta, viernes» que podría ser una entrega o una amenaza.
A Ela le pasa cada lunes en la reunión de operaciones. Termina con páginas llenas y las mismas preguntas: ¿qué hemos decidido, quién se encarga y para cuándo? Después llega otra tarea que no estaba en la agenda: reconstruir la conversación antes de que se le olvide la mitad.
Si te suena, aquí encontrarás dos opciones para convertir lo hablado en un resumen y una lista de tareas con ayuda de la IA: partir de una grabación con TurboScribe y ChatGPT, o utilizar Fathom para tomar notas durante una videollamada. Puedes elegir la que mejor encaje con tu forma de reunirte.
Ela ya ha empezado a usar Fathom y, por fin, puede escuchar una frase entera sin intentar escribir la anterior. Lo de conseguir que la reunión termine a su hora todavía está pendiente.
Tengo un audio o voy a grabar una reunión presencial: TurboScribe + ChatGPT.
Quiero que una herramienta tome notas durante mi videollamada: Fathom.
Opción A. Transcribe tu reunión con TurboScribe y organízala con ChatGPT
Empezaremos por lo más sencillo: grabar la conversación, convertir el audio en texto y pedirle a ChatGPT que lo organice. Esta opción encaja con reuniones cortas o puntuales, tanto presenciales como online, siempre que puedas obtener una grabación que se escuche bien.
1. Graba la reunión
Antes de empezar, acuerda la grabación con los participantes y comprueba que puedes utilizar estas herramientas con la información que vais a tratar.
Si la reunión es presencial, puedes utilizar la grabadora del móvil. Colócalo donde se escuche a todo el mundo y haz una pequeña prueba. Si es online, utiliza la función de grabación de la plataforma cuando esté disponible y tengas los permisos necesarios.
Comprueba que el audio se escucha antes de confiarle tus próximas tareas. Una voz al fondo, sepultada bajo el aire acondicionado, tampoco hace milagros al pasar por la inteligencia artificial.
2. Convierte el audio en texto con TurboScribe
Entra en TurboScribe y crea una cuenta. Su plan gratuito permite transcribir tres archivos al día, de hasta treinta minutos cada uno, subiéndolos de uno en uno. Si tu reunión dura más, no cabrá completa en un único archivo del plan gratuito.
El recorrido es el siguiente:
- Sube el archivo de audio o vídeo de la reunión.
- Selecciona el idioma en el que habéis hablado e inicia la transcripción.
- Cuando termine, abre el texto y revisa especialmente nombres, cifras y fechas.
- Copia la transcripción para llevarla a ChatGPT.
No necesitas corregir cada muletilla. Lo que sí interesa es comprobar que «quince unidades» no se haya convertido en «cincuenta unidades». Hay errores que animan demasiado un presupuesto.
3. Pídele a ChatGPT que organice la reunión
Ahora toca transformar lo hablado en decisiones, tareas y preguntas que faltan por resolver.
Abre una conversación en ChatGPT y pega las siguientes instrucciones —eso es un prompt—. Añade debajo la transcripción. Si contiene información sensible que no necesitas para este trabajo, elimínala o sustitúyela antes de compartirla.
Tu prompt de Operaciones, listo para copiar. Copia todo el recuadro y sustituye la última línea por tu transcripción.
Actúa como mi asistente de Operaciones. Analiza la transcripción de una reunión que encontrarás al final y organiza lo hablado en un resumen, decisiones, tareas y preguntas pendientes.
Utiliza únicamente la información de la transcripción. No completes los huecos con suposiciones.
Organiza la respuesta en estos apartados:
1. Resumen ejecutivo
Resume en un máximo de cinco puntos los principales temas tratados.
2. Decisiones tomadas
Incluye únicamente decisiones que hayan quedado claramente acordadas. No presentes propuestas, sugerencias o posibilidades como decisiones definitivas.
3. Plan de acción
Crea una tabla con estas columnas: Tarea · Responsable · Fecha límite · Prioridad · Estado.
Redacta cada tarea con un verbo y una acción concreta. Incluye únicamente acciones acordadas o compromisos explícitos.
No inventes responsables, fechas, prioridades ni estados. Cuando un dato no aparezca claramente, escribe «sin definir». No interpretes que una persona es responsable de una tarea solo porque la haya mencionado. Si alguien dice «yo me encargo» pero la transcripción no permite identificar quién habla, deja el responsable «sin definir» y señala que hay que confirmarlo.
Conserva las fechas relativas, como «el viernes», si no hay información suficiente para convertirlas en una fecha exacta.
4. Problemas y bloqueos
Indica los problemas o riesgos mencionados y las soluciones propuestas, si las hay. Distingue entre una solución sugerida y una acordada.
5. Pendientes de confirmar
Recoge las preguntas abiertas, los acuerdos ambiguos y los datos que faltan para poder ejecutar las tareas.
Si hay contradicciones o fragmentos confusos, señálalos. Si un apartado no contiene información, indícalo.
TRANSCRIPCIÓN:
[Pega aquí el texto de la reunión]
4. Revisa el resultado antes de repartir tareas
Ya tienes una tabla. La tentación de enviarla al equipo y salir a por un café es considerable. Pero falta una comprobación: que lo que aparece en ella coincida con lo que se acordó.
Revisa especialmente:
- Los acuerdos: ¿se decidió hacerlo o alguien dijo «podríamos»?
- Los responsables: ¿esa persona asumió la tarea? Comprueba quién habla: un «yo me encargo» no permite asignarla si la transcripción no identifica a quien lo dijo.
- Las fechas: ¿se fijó un plazo o sigue pendiente?
Lo que aparezca como «sin definir» necesita una aclaración con el equipo. Es mejor detectar ese hueco ahora que descubrir el viernes que todos esperaban que lo hiciera otra persona.
¿Qué obtenemos al terminar?
Vamos a verlo con un caso ficticio. Imagina que en tu reunión de equipo se habla de cómo hacer seguimiento a los clientes que han pedido presupuesto. Durante la conversación se acuerda lo siguiente:
- Marta preparará el listado de presupuestos pendientes antes del 15 de octubre. Es una tarea de prioridad alta.
- Pablo redactará el mensaje de seguimiento antes del 16 de octubre. Todavía no ha empezado.
- Faltan teléfonos de algunos clientes, pero nadie ha concretado quién los buscará ni para cuándo.
- Alguien propone ofrecer un descuento, aunque finalmente no se aprueba.
Al organizar esa conversación con el prompt, estas son las tareas que deberían aparecer:
| Tarea | Responsable | Fecha límite | Prioridad | Estado |
|---|---|---|---|---|
| Preparar el listado de presupuestos pendientes | Marta | Antes del 15 de octubre | Alta | Sin definir |
| Redactar el mensaje de seguimiento | Pablo | Antes del 16 de octubre | Sin definir | No iniciado |
Los campos «sin definir» se quedan así porque en la reunión no se concretaron esos datos. La IA no debería rellenarlos por su cuenta para que la tabla quede más bonita.
Además, hay una pregunta que devolver al equipo: ¿quién buscará los teléfonos que faltan y para cuándo? El descuento, por su parte, debe figurar como una propuesta no aprobada, no como una tarea.
Ahora tienes las tareas acordadas separadas de lo que falta por aclarar. Después de comprobar que el resultado coincide con la conversación, ya puedes utilizarlo para organizar el trabajo. Y sin tener que interpretar el laberinto de letras de tu libreta.
🎧 Dale al play: «Everything in Its Right Place», de Radiohead.
Cada cosa en su sitio. Ela ya puede cerrar la libreta y subir el volumen. Nos hemos ganado una canción antes de seguir.
Opción B. Fathom toma notas mientras tú participas
Si haces reuniones por videollamada, puedes ahorrarte el paso de guardar una grabación y subirla después para transcribirla. Fathom recoge la conversación y genera un resumen al terminar. Tú puedes escuchar, preguntar y aportar sin intentar escribirlo todo a la vez.
Vamos a utilizarlo con Zoom. El recorrido tiene tres momentos: dejarlo preparado, comprobar que está grabando y revisar el resultado.
¿Utilizas Google Meet o Microsoft Teams? Mira cómo activar Fathom
En este tutorial seguimos el proceso con Zoom, pero Fathom también funciona con Google Meet y Microsoft Teams. Si utilizas otra plataforma, aquí tienes el recorrido para empezar sin perderte entre botones.
Google Meet
- Instala la extensión de Fathom para Chrome y termina de configurar la aplicación de Fathom en tu ordenador.
- Abre una reunión de Google Meet desde Chrome.
- Busca el control de Fathom. Si aparece Start Recording, púlsalo. Si has activado Auto-record, comprueba que la grabación haya empezado por sí sola.
- Al acabar, consulta la transcripción y el resumen desde Fathom, como explicamos más abajo.
↗ Ver la guía oficial de Fathom para Google Meet ↗ (incluye indicaciones visuales actualizadas).
Microsoft Teams
- Abre tu reunión de Teams con Fathom instalado y configurado.
- Si Chrome pregunta «¿Abrir Fathom?», elige Abrir Fathom para iniciar la aplicación.
- En el panel de Fathom, pulsa Start Recording cuando aparezca. Según la configuración y la versión, también puede utilizarse un asistente que se incorpora a la reunión y requiere admisión.
- Comprueba que Fathom esté grabando antes de dar por hecho que tomará notas.
↗ Consultar la ayuda oficial de Fathom para Teams
Recuerda: tener la extensión o la aplicación instalada no significa que todas las reuniones se graben automáticamente. Revisa los ajustes, acuerda la grabación con los participantes y confirma siempre que haya comenzado. Las pantallas pueden cambiar según la versión de Fathom.
1. Antes de la reunión: deja Fathom preparado
Necesitas una cuenta de Fathom y su aplicación instalada en el ordenador. Esta preparación solo se hace la primera vez. Si ya lo tienes configurado, puedes pasar al siguiente apartado.
Es mi primera vez: cómo prepararlo
Antes de crear la cuenta, un detalle: si utilizas un correo personal, como Gmail u Outlook, necesitas tener una reunión programada en tu calendario para los próximos siete días, con un enlace de Zoom, Meet o Teams. Puedes consultar la guía de registro.
- Entra en Fathom, crea tu cuenta y conecta el calendario que utilizas para tus reuniones.
- Descarga su aplicación para el ordenador, instálala y ábrela con la misma cuenta.
- Sigue las indicaciones de configuración y completa los permisos que necesite para funcionar con tus reuniones.
- Revisa los ajustes de grabación y envío automático. Para empezar, te recomiendo iniciar la grabación tú y revisar el resumen antes de compartirlo.
En los ajustes, Auto-record controla la grabación automática y Auto-share, el envío a los asistentes. Si ves la opción Nothing dentro de Auto-share, selecciónala para desactivar ese envío. Si utilizas una cuenta de empresa, comprueba también las reglas de compartición del equipo.
Antes de tu primera reunión, acuerda con los participantes el uso de la herramienta y comprueba que puedes utilizarla con la información que vais a tratar.
¿Hace falta pagar? Puedes empezar con el plan gratuito: incluye grabaciones, transcripciones y resúmenes generales. Algunas funciones avanzadas tienen límites o requieren un plan de pago. Para este recorrido no necesitas empezar contratando uno.
2. Durante la reunión: comprueba que está grabando
Abre Fathom y entra en tu videollamada de Zoom. En el panel de Fathom, inicia la grabación con Start Recording. Si el botón que aparece es Capture Now, inicia la captura desde ahí y sigue las indicaciones que te muestre.
Si Fathom entra como un participante más, el anfitrión tendrá que admitirlo y autorizar la grabación cuando Zoom lo solicite.
Antes de empezar con los temas importantes, comprueba que Fathom indica que está grabando. No basta con tener abierta la aplicación o ver al asistente dentro de la llamada.
Ahora sí: puedes participar con normalidad. No necesitas marcar cada frase para que quede recogida. Que alguien diga «esto es importante» cada dos minutos ya es otra cuestión.
¿No empieza a grabar?
- No encuentra la reunión: si aparece Add to Meeting, pulsa y pega el enlace de tu videollamada.
- El asistente está en la sala de espera: pide al anfitrión que lo admita.
- Zoom solicita permiso: el anfitrión debe autorizar la grabación.
- Aparece Awaiting Attendees: está esperando participantes. Si haces una prueba a solas y aparece Skip & Start Recording Now, puedes utilizarlo para iniciarla.
Si tu pantalla no coincide con estos controles, consulta la ayuda de Fathom. Lo que necesitas comprobar es lo mismo: que la captura haya comenzado antes de confiarle la conversación.
3. Después de la reunión: abre el resumen y revísalo
Al terminar, detén la grabación. Si aparece END, ese es el botón para hacerlo. Después abre View Recording & Summary para ver el resultado. Si aún se está procesando, espera a que termine.
También puedes recuperar la reunión desde tu cuenta de Fathom.
En Summary encontrarás el resumen; Copy Summary permite copiarlo. Antes de enviarlo al equipo, comprueba tres cosas:
- Decisiones: ¿se acordó hacerlo o solo se propuso?
- Responsables: ¿está claro quién asumió cada tarea?
- Fechas: ¿el plazo coincide con lo que se dijo?
Si algo no cuadra, vuelve a ese momento de la conversación. Y si no quedó definido, tendrás que aclararlo con el equipo: un resumen no puede cerrar un acuerdo que nadie llegó a tomar.
Si el resumen de Fathom ya te sirve, puedes terminar aquí. No necesitas añadir otra herramienta porque sí.
¿Quieres organizarlo con el mismo formato de la opción A?
Puedes utilizar ChatGPT para obtener el resumen, las decisiones, la tabla de tareas y lo que falta por aclarar siguiendo las mismas instrucciones.
- Abre Transcript en Fathom y pulsa Copy Transcript.
- Elimina los datos sensibles innecesarios y separa las anotaciones automáticas de lo que dijeron los participantes.
- Pega en ChatGPT el prompt de la opción A y añade debajo la transcripción.
Después, revisa el resultado con el mismo criterio. Quien menciona una tarea no se convierte automáticamente en su responsable. La IA puede ordenar el trabajo; repartirlo por sorpresa ya sería demasiado entusiasmo.
La reunión termina. ¿Y ahora qué?
Ya tienes dos formas de convertir lo hablado en un resumen y una lista de tareas que puedas revisar: TurboScribe y ChatGPT si partes de una grabación, o Fathom si quieres tomar notas durante una videollamada. Lo importante es terminar sabiendo qué se ha decidido, quién se encarga y qué falta por aclarar.
Ela ya puede cerrar la libreta. Pero, justo cuando iba a levantarse a por un café, recuerda que todavía tiene que pasar esas tareas a su hoja de seguimiento. Una por una.
¿Y si las tareas se apuntaran solas?
Que el café de Ela también tiene derecho a llegar caliente.
Para tenerlo a mano: en Recursos encontrarás el prompt completo y las guías de TurboScribe, Fathom y Make.
Una respuesta a «2 Herramientas para el drama de tomar notas en una reunión»
[…] te perdiste el capítulo anterior, puedes volver a Pista 01: el drama de tomar notas en una reunión. Allí explico cómo conseguir el resumen; aquí te enseño a hacer que la información se […]